Principal Nonprofit 40 de idei pentru crearea și promovarea raportului dvs. anual nonprofit

40 de idei pentru crearea și promovarea raportului dvs. anual nonprofit

non-profit raportul anual aspectul conținutului diagrame date donatori voluntariÎn fiecare an, organizațiile nonprofit au posibilitatea de a-și actualiza donatorii și publicul larg despre progresele, realizările și situațiile financiare din raportul lor anual. Unii publică raportul în noul an, iar alții la sfârșitul unui trimestru semnificativ. Un raport este o oportunitate excelentă de a arăta oamenilor cum îți îndeplinești misiunea prin povești, statistici și fotografii. Încercați aceste idei pentru a crea și promova următorul dvs. raport anual.

Începeți: planificarea și gestionarea proiectelor

  1. Public - În primul rând, ia în considerare publicul tău. Rapoartele anuale sunt de obicei redactate în două moduri. Vorbiți publicului larg sau în mod special donatorilor? Limba pe care o utilizați în raportul dvs. ar trebui să reflecte publicul. Dacă raportul este destinat donatorilor, asigurați-vă că abordează preocupările relevante și răspunde la întrebări. Dacă îl proiectați pentru publicul larg, limba ar trebui să fie informativă și ușor de preluat și citit de către oricine.
  2. Condusă de donatori Limba - Dacă raportul este specific donatorului, concentrați-vă pe recunoștință utilizând un limbaj care reflectă implicarea și contribuțiile. De exemplu, „Ați ajutat să faceți posibilă următoarea inițiativă ...” Străduiți-vă să creați o piesă pe care donatorii dvs. ar dori să o păstreze pe masa lor de cafea pentru a o împărtăși cu ceilalți. Donatorii ar trebui să înțeleagă obiectivul organizației dvs. și că realizările organizației non-profit sunt și realizările lor. Rețineți că donatorii contribuie adesea în multe feluri, nu doar la contribuții financiare.
  3. Condus de public Limba - Publicul larg ar trebui să poată citi raportul și să înțeleagă cu ușurință viziunea nonprofitului și, în mod specific, cum a fost îndeplinită misiunea pe tot parcursul anului. Evitați un limbaj special care poate avea sens doar pentru donatori sau persoane din interior.
  4. Buget - Definiți bugetul proiectului și modul în care îl veți aloca pe măsură ce produceți raportul anual. Bugetul va ajuta la definirea formatului și a resurselor.
  5. Planifica - Creați o cronologie detaliată a proiectului și un sistem de urmărire a progresului raportului. Cercetați opțiunile de externalizare și includeți-le în calendarul general. Îi veți oferi publicului posibilitatea de a alege cum să vizualizeze conținutul pe mobil sau desktop, video sau postare pe blog? Vă veți conecta la acesta în aplicația dvs. sau într-o campanie de e-mail? Planificați în consecință.
  6. Scala pentru Scope Creep - Creep-ul domeniului se întâmplă atunci când calendarul general și planul pentru proiectul dvs. se extind în timp ce proiectul este în proces, schimbând astfel rezultatul general sau livrabilul. În lumea managementului de proiect, creep-ul domeniului de aplicare este o problemă obișnuită și servește bine membrilor echipei să o observe și chiar să o planifice. Când simțiți această schimbare, luați un moment pentru a intra pe aceeași pagină cu echipa dvs. și definiți în mod explicit ce vor însemna modificările de proiect pentru cronologia generală.

Totul despre optică: alegeți formatul dvs.

  1. Format scurt - Rapoartele anuale scurte au o lungime de cel mult trei până la patru pagini și reprezintă o scurtă piesă pentru a lansa rezultatele critice ale misiunii organizației dvs. Rapoartele scurte evidențiază informații la nivel strategic și presupun că oamenii cunosc deja intrările și ieșirile organizației. Includeți informații despre unde poate merge publicul dvs. pentru a găsi informații mai detaliate.
  2. Format lung - Rapoartele lungi au mai mult de cinci pagini, conțin o varietate de conținut și tind să includă puncte de informații și inspirație printr-o poveste. Luați în considerare includerea unui cuprins, astfel încât oamenii să poată face referire rapid la secțiunile pe care le interesează cel mai mult să le examineze.
  3. Luați în considerare Multimedia - Pentru a te distinge de alte organizații, gândește-te la un format netradițional pentru raportul tău. Alegeți o formă de suport media unică și fidelă organizației dvs. nonprofit - cum ar fi un videoclip cu cei pe care îi ajutați în străinătate sau un eseu foto, inclusiv un studiu de caz local. Dacă organizația dvs. are un podcast, planificați să petreceți timp împărtășind rezultatele și poveștile din raport. Personalizați formatul în funcție de organizație și de limitările bugetare. De exemplu, dacă sunteți o agenție de mediu, puteți imprima câteva rapoarte despre lemn sau materiale reciclate.
  4. Fă-l art - Alegeți o temă sau un plan de proiectare care rezonează cu industria dvs. De exemplu, o organizație non-profit orientată spre fotografie și-ar putea crea raportul anual pe spatele unei serii de fotografii originale. Ca bonus suplimentar, donatorii pot păstra și încadra raportul ca o piesă de artă pentru casele lor.
  5. Aspect vizual - Decideți culorile șablonului și formatul final (tipărit sau digital). Ce versiune a logo-ului dvs. veți folosi? Separați blocuri de text cu imagini și citate extrase care conțin statistici, grafice sau studii de caz. Utilizați infografii interactive sau cronologii animate pentru a ilustra statistici și repere pentru a le face mai ușor de citit. Amintiți-vă, spațiul alb este prietenul dvs. Doriți să utilizați conținut excelent și să îl mențineți scurt, afișând totuși cele mai bune rezultate.
  6. Fotografii - Folosiți fotografii artistice (spre deosebire de text) pentru a atrage cititorul și pentru a vă spune povestea. Căutați site-uri web care oferă imagini de stoc gratuite sau cu preț redus sau luați în considerare cumpărarea de imagini de la un fotograf local din zona dvs. Vizualizați fiecare pagină a raportului dvs. ca proprietate imobiliară primordială și faceți conținutul semnificativ și convingător.
caritate nonprofit gala strângere de fonduri strângere de fonduri beneficii cină licitație formular de înscriere voluntarii construiesc un formular de înscriere în albastru pentru serviciul de habitat

Crearea de conținut: Ce să includem

  1. Spuneți povestea completă - Într-un raport de format lung, spuneți o poveste cuprinzătoare de la prima pagină până la ultima. Poveștile sunt cele care captează și implică inimile oamenilor, nu doar mintea lor. Așezați cea mai bună fotografie pe copertă și asigurați-vă că toate studiile de caz includ o fotografie. Dacă tipăriți și legați raportul, discutați cu imprimanta despre rezoluția fotografiilor și opțiunile de presare și imprimare digitală. Pentru a vă asigura că vă atingeți obiectivele generale, luați un moment pentru a redacta raportul complet înainte de a scrie și colecta conținut. Clarificați „de ce” pentru raport și pentru organizația dvs. în ansamblu și clarificați-l.
  2. Sărbători - Faceți raportul sărbătorit. Raportul anual este o mare oportunitate de a sărbători realizările din ultimul an. Uneori, a învăța înseamnă a învăța din eșec, precum și din succes. Rămâneți cu un limbaj pozitiv și urmăriți-l cum face diferența.
  3. Recunoașteți eșecul - Fiți dispus să observați eșecul, dacă este cazul. De exemplu, „Am încercat X și nu a funcționat, dar am învățat X din el, așa că ne-a avansat cauza”. Majoritatea donatorilor sunt în regulă cu un risc calculat. Fii cinstit și notează cum ai învățat din asta.
  4. Studii de caz - Includeți cel puțin un studiu de caz sau o poveste de impact din teren. Oamenii ar trebui să se simtă inspirați după ce l-au citit și gata să acționeze. De asemenea, țineți-l scurt, astfel încât oamenii să fie mai predispuși să îl citească.
  5. Scrisoarea președintelui - Includeți o scrisoare din inimă din partea președintelui sau directorului general. Aceasta ar trebui să includă de ce se mândrește cel mai mult din anul trecut și viziunea sa pentru anul viitor.
  6. Citate & Aprobări - Includeți cotații de la beneficiari atunci când este posibil și recomandări de la persoanele pe care le-ați servit. Conectează cititorul de beneficiari și dă viață misiunii organizației. Folosiți citate și recomandări de la oameni cu mare respect, care se aliniază la misiunea și viziunea dvs. nonprofit.
  7. Declarații de misiune și viziune - Includeți declarația dvs. despre misiune și / sau viziune și apoi asigurați-vă că raportul dvs. notează modul în care îndepliniți această viziune și misiune. Afișați rezultate concrete, precum și narațiuni inspiratoare. Acest lucru ar trebui să vă ajute publicul să înțeleagă problema pentru care lucrează organizația dvs. nonprofit și ceea ce face organizația nonprofit pentru a vă ajuta.
  8. Diversitate - Verificați imaginile și conținutul pentru a vă asigura că folosește un limbaj inclusiv, care va atrage o varietate de cititori. Conținutul și imaginile dvs. ar trebui să reflecte populația pe care o deserviți nonprofit.
  9. Luați în considerare drepturile de autor - Citați sursele necesare pentru citate sau date în raportul dvs. și acordați credit fotografiilor sau conținutului împrumutat. Cercetați legile drepturilor de autor din industrie pentru a vă asigura că proiectul dvs. respectă protocolul.
  10. Informatii de contact - Furnizați informațiile de contact pentru organizația dvs. nonprofit din partea de jos a raportului, inclusiv adresa poștală, numărul de telefon, site-ul web și mânerele pentru rețelele sociale. Dacă oamenii sunt gata să ofere după ce au văzut raportul, asigurați-vă că aveți un mod pas cu pas pentru ca aceștia să facă acest lucru.
  11. Agenții de acreditare - Enumerați toate agențiile de acreditare din care aparțineți, cum ar fi Better Business Bureau sau Charity Navigator. Planificați să le livrați un teanc de rapoarte tipărite pentru afișare.

Money Moves: Detalii financiare

  1. Angajamentul față de transparență - Raportați cu precizie și faceți ușor de citit datele financiare. Utilizați o diagramă circulară cu o cheie ușor de citit pentru rezumatul financiar general și informați oamenii de unde pot accesa rapoartele anuale anterioare sau anii 990. Arătați cât din buget se îndreaptă spre administrație și cât se îndreaptă spre costurile programului.
  2. Grafice - Utilizați grafice pentru a echivala numerele cu fapte în timp real. Majoritatea oamenilor scrutează rapoartele anuale, așa că evidențiați orice lucru de importanță majoră. Pentru persoanele care doresc să cerceteze, asigurați-vă că defalcarea activităților, câștigurilor și a altor venituri este clară. O prezentare de diapozitive este un format excelent pentru afișarea de diagrame și grafice.
  3. Impactul finanțelor - Explicați impactul și modul în care s-au schimbat viețile. Ar trebui să aveți mai multe puncte și grafică aici cu numere ușor de citit, grafică simplă și fotografii. De exemplu: „1.000 de copii au primit îndrumare, îngrijire și gustări nutritive la programul nostru de după școală anul trecut”. Încercați să includeți 5 aspecte cheie. Dacă includeți mai mult de atât, informațiile încep să se piardă. Folosiți grafică pentru a-l păstra interesant din punct de vedere vizual.
  4. Verificarea faptelor - Verificați și verificați din nou toate statisticile și ghilimelele, precum și ortografia numelor utilizate în raport. Planificați mai multe etape de revizuire, astfel încât mai multe persoane să poată verifica erorile.

Concentrați-vă asupra Scopului: mulțumesc contribuitorilor și Vizionării distribuției

  1. Echipă - Prezentați oamenii personalului dvs. sau echipei executive pentru organizații mai mari. Aceasta poate fi într-o bară laterală lângă alte informații pertinente. Într-un raport informal, puteți împărtăși fapte stupide despre membrii personalului. Pentru o introducere mai formală, împărtășiți fotografii în cap și o scurtă biografie.
  2. Consiliu de Administratie - Includeți numele și rolurile membrilor consiliului. Planificați să oferiți fiecărui membru al consiliului un teanc de rapoarte tipărite pentru a le împărtăși prietenilor. Nu uitați să mulțumiți consiliului pentru serviciile oferite și pentru numeroasele modalități prin care contribuie la organizarea generală.
  3. Evidențierea donatorului - Unelor organizații nonprofit mari le place să evidențieze contribuitorii majori. Puteți să le listați într-o bară laterală sau să aveți casete Donor Spotlight cu povestiri scurte pentru fiecare.
  4. Note de mulțumire - Luați în considerare includerea notelor de mulțumire de la membrii echipei la toate nivelurile: directori, editori, consiliu, administrație. Acest lucru adaugă un element personal diferit pentru a contribui la consolidarea conexiunii dintre donatori și personal.
  5. Fotografii sincere - Luați în considerare includerea de fotografii amuzante în culise sau sincere. Acest lucru îi ajută pe donatori să vă înțeleagă și să vă cunoască mai bine și să se simtă mai implicați. Aceste imagini se pot dubla ca postări pe rețelele sociale pentru promovarea rapoartelor.
  6. O viziune pentru viitor - Majoritatea rapoartelor anuale evidențiază ceea ce s-a întâmplat în ultimul an, dar ia în considerare și sublinierea viziunii tale pentru anul următor, trei ani sau cinci ani. Acest lucru oferă un motiv convingător pentru donatori să continue să investească în organizație.

Scoateți cuvântul: cum să promovați

  1. Adaptați la format - Personalizați planul de promovare pe baza formatului raportului dvs. De exemplu, dacă dezvăluiți o anumită pagină web sau o nouă secțiune a site-ului cu informații despre rapoarte, veți dori să o testați și să rezolvați erorile înainte de a deveni public. Când este gata, trimiteți un e-mail donatorilor dvs. cu linkul relevant sau o previzualizare pentru a-i determina să facă clic pentru a citi mai multe. Dacă creați o piesă tipărită, intenționați să o aveți la dispoziție în format PDF și ca hârtie. PDF-ul ar trebui, de asemenea, să fie disponibil pentru vizualizare și descărcare pe site-ul dvs. web. Copiile pe suport de hârtie pot fi în format broșură, broșură sau poster.
  2. Ambalare - Trimiteți rapoarte anuale fiecărui donator cu o scrisoare de mulțumire. Dacă trimiteți o copie pe hârtie, luați în considerare ambalarea originală / expediere, care este unică pentru organizația dvs. nonprofit. De asemenea, ia în considerare cui îl trimiteți. Mulți donatori mai tineri preferă copii electronice, iar donatorii mai în vârstă preferă copii. Nu este întotdeauna cazul, deci este esențial să vă cunoașteți donatorii și ce preferă aceștia.
  3. Conținut social media - La începutul cronologiei proiectului, luați în considerare scrierea conținutului social media pentru canalele pe care le veți folosi pentru a promova raportul.
  4. Planificați un eveniment - Asociați lansarea raportului dvs. anual cu un eveniment pe care organizația dvs. îl găzduiește deja, cum ar fi o cină de apreciere a voluntarilor sau o petrecere aniversară a companiei. Nu aveți un eveniment viitoare? Planificați unul și sărbătoriți munca grea pe care a făcut-o organizația dvs. în acest an. Asigurați-vă că membrii consiliului dvs. de administrație văd raportul înainte de acest eveniment, astfel încât să poată face referință atunci când discută cu personalul și voluntarii.
  5. Livrare manuală - Când este posibil, livrați manual rapoarte anuale pe hârtie. Acesta adaugă o notă personală și oferă donatorilor posibilitatea de a se angaja și de a pune întrebări.
  6. Apel de conferinta - Unele organizații nonprofit pun deoparte rapoarte formale împreună pentru o conferință telefonică națională în care directorul executiv sau directorul executiv conduce o discuție cu părțile interesate și donatorii despre progresul și impactul anului trecut. Aceasta oferă discuții personale, opțiunea pentru întrebări și răspunsuri și informații în timp real.
  7. Multimedia interactivă - În plus față de opțiunile digitale, unele organizații nonprofit creează pagini web interactive pentru rapoartele lor anuale care încarcă statistici în timp real sau implică animație pentru infografică. Trimiteți linkuri către donatorii actuali și potențiali și includeți în postările de pe rețelele sociale. Câștigați aderență în comunitatea dvs. prezentând raportul către mass-media locală.

Dvs. și personalul dvs. vă veți bucura să creați raportul dvs. anual pe măsură ce vă amintiți și sărbătoriți anul trecut. Ar trebui să fie încurajator pentru personal, donatori și voluntari să vadă impactul acestora și să servească drept instrument pentru a vă propulsa organizația. Rețineți că va deveni și o resursă valoroasă pentru cultivarea de noi parteneriate. Bucurați-vă când vă amintiți și sărbătoriți!

Andrea Johnson este o texană nativă care locuiește acum în Charlotte, N.C., împreună cu soțul și cele două fiice. Îi place să alerge, să fotografieze și să ia ciocolată bună.


DesktopLinuxAtHome facilitează organizarea nonprofit.


Articole Interesante