Principal Grupuri Și Cluburi Lista de verificare a planificării festivalului

Lista de verificare a planificării festivalului

planificare festival liste de verificare idei sfaturi voluntari evenimente bilete standuri jocuriUn festival este o modalitate excelentă de a aduce oamenii împreună, de a strânge bani pentru o cauză sau pur și simplu să se distreze. Indiferent dacă aruncați un festival mic pentru școala dvs. sau un eveniment pe scară largă la care oamenii vor participa de la kilometri, folosiți această listă de verificare pentru a vă asigura că festivalul dvs. se desfășoară fără probleme.

Șase (sau mai multe) luni afară

  • Stabiliți obiectivele evenimentului - Sărbătoriți sfârșitul anului școlar? Sperăm să atragem mai mulți oameni care să participe la biserica ta? Strângeți bani pentru o cauză? Obiectivul dvs. vă va ajuta să determinați numărul potențial de participanți, unde să faceți publicitate festivalului dvs. și multe altele.
  • Rotunjiți comitetul - Alocați oameni unui comitet de planificare a festivalului - veți dori oameni cu o varietate de puncte forte, cum ar fi strângerea de fonduri, planificarea evenimentelor și comunicările.
  • Decideți vânzările de bilete - Stabiliți dacă veți vinde bilete și, dacă sunteți, stabiliți un punct de preț. Acesta este și momentul în care veți dori să începeți cercetarea potențialilor vânzători de bilete, dacă acesta este drumul pe care doriți să îl parcurgeți. Sfat geniu : Vindeți bilete la festival cu o înscriere online .
  • listă de verificare a planificării festivalului idei tipărite descărcabile sfaturi cronologie Selectați o temă - Îl poți baza pe sezon, ca un festival tradițional de toamnă, sau îl poți face creativ, ca un circ de la sfârșitul școlii.
  • Număr estimativ de participanți potențiali - Dacă sunteți în primul an, acest lucru poate fi mai complicat să vă dați seama. Uitați-vă la festivaluri similare din zonă ca punct de plecare. Amintiți-vă, este mai bine să supraestimați decât să subestimați.
  • Determinați-vă datele demografice - Aflați ce grupe de vârstă vor fi probabil reprezentate. Acest lucru vă va ajuta pe măsură ce începeți să planificați ce activități și divertisment veți oferi la evenimentul dvs. Cabine de joc în stil carnaval? Etape muzicale? Un amestec al ambelor?
  • Creați un plan de strângere de fonduri - Mai mult decât probabil, obiectivul dvs. este cel puțin parțial să strângeți bani pentru o cauză bună. Sponsorii festivalului sunt solicitați, așa că începeți să solicitați donații devreme. Găsirea unui sponsor de titlu care să ajute la costuri poate fi deosebit de utilă.
  • Stabiliți un buget - Este posibil să trebuiască să faceți câteva presupuneri dacă festivalul dvs. este nou, așa că nu ezitați să începeți mic și să fiți realist. Stabiliți mai întâi sursele bugetului dvs. (strângere de fonduri, sponsori, donații, fond anual etc.) și vedeți dacă există modalități de a deveni creativi.
  • Rezervați-vă locul - Asigurați-vă că puteți organiza evenimentul unde și când doriți. Cercetați locația pentru a vă asigura că poate găzdui echipamentul și activitățile pe care le-ați planificat.
  • Obțineți permise - Aflați dacă veți avea nevoie de orice tip de permis de la municipalitatea dvs. pentru a arunca festivalul. Va trebui să închideți străzi sau să ocupați locuri de parcare în oraș? Dacă da, probabil va fi necesar un permis.
  • Fii în siguranță - Luați în considerare dacă veți avea nevoie de ofițeri de securitate pentru evenimentul dvs. (Și încadrați acest lucru în bugetul dvs.)

Trei luni afară

  • Planificați activități - Finalizați activitățile pe care le va oferi festivalul dvs. și dacă vă veți baza pe membrii personalului sau pe voluntari pentru a-i conduce. Sfat geniu : Incearca astea 30 de idei de jocuri de festival pentru strângerea de fonduri .
  • Contactați furnizorii - Probabil că veți avea nevoie de ajutor pentru ca toate acele activități să se întâmple. Căutați și obțineți cotații pentru stații, cum ar fi un rezervor de dunk, grădina zoologică pentru mângâieri, casa de sărituri etc.
  • Numărați voluntari - Decideți câți voluntari veți avea nevoie și creați o înregistrare online pentru a le coordona pe toate după sarcină și timp.
  • Divertisment de carte - Finalizați orice trupe, DJ, dansatori etc. pe care intenționați să le prezentați la festival. Același lucru este valabil pentru orice divertisment pentru copii - cum ar fi un artist cu baloane.
  • Finalizați alimentele - Aflați ce mâncare veți servi și dacă veți dori voluntari să gătească sau să organizați evenimentul. (Evenimentul dvs. ar putea fi la fel de simplu ca și vânzarea de jetoane și sticle de apă.) Rezervați unități mobile, cum ar fi camioane alimentare sau standuri de înghețată.
  • Aveți un plan B. - Dacă festivalul dvs. este în aer liber, decideți un plan de ploaie. Veți reprograma sau organiza evenimentul într-un loc din apropiere în interior?
  • Angajați ofițeri de securitate - Dacă aveți un festival mare, acesta este un pas pe care nu veți dori să-l omiteți.
  • Permise securizate - Comandați toalete portabile sau aflați alte facilități de baie pentru evenimentul dvs. Verificați cu municipalitatea pentru a vedea dacă legile impun un anumit număr de băi în funcție de numărul de participanți. Solicitați licențele necesare dacă intenționați să serviți alcool.
  • Securizați sponsorii și strângeți bani - La acest lucru ar trebui să lucrați continuu, dar, în acest moment, strângerea de fonduri și promovarea sponsorizărilor ar trebui să fie în plină desfășurare. Veți dori ca totul să fie finalizat în următoarele câteva luni. Rugați companiile locale să doneze obiecte sau premii pentru orice tombole sau licitații silențioase pe care le-ați planificat. Sfat geniu : Aveți nevoie de inspirație? Incearca astea 40 de idei de articole de licitație silențioase .

O lună afară

  • Faceți publicitate festivalului dvs. - Alegeți un mediu pe care publicul țintă îl va vedea cel mai probabil. Câteva idei de luat în considerare: reclame pe rețelele de socializare, mesaje de poștă electronică sau fluturași de acasă către donatori / părinți, spoturi pentru evenimente în bloguri / ziare / posturi de televiziune locale Luați în considerare acordarea câtorva bilete departe mass-media locale pentru a contribui la creșterea interesului. Agățați un banner lângă site-ul festivalului cu data și ora pentru a captura rezidenții din apropiere care ar putea fi interesați.
  • Finalizați activitățile - Până acum ar trebui să aveți un plan puternic pentru toate activitățile pe care festivalul dvs. le va include. Asigurați-vă că aveți un voluntar principal pentru fiecare activitate care a fost instruit corespunzător cu privire la toate procedurile și procesele.
  • Nu uitați de parcare - Asigurați-vă că recrutarea voluntară include personal de parcare. Dacă cereți oamenilor să plătească pentru parcare, faceți o donație pentru cauza dvs. sau pentru o cauză conexă.
  • Treceți peste cronologia dvs. - La ce oră vor începe spectacolele? La ce oră vor fi anunțați câștigătorii silențioși ai licitației sau tombolelor? Planificați să respectați cronologia cât mai aproape posibil, astfel încât participanții dvs. să știe la ce să se aștepte.
  • Imprimați hărți - Dacă festivalul dvs. este mare, creați hărți pentru a le arăta participanților unde pot găsi cabine, divertisment, mâncare și toalete specifice. Nu uitați un stand de prim ajutor și consumabile.
  • Aveți un plan de plată - Decideți cum vor plăti participanții pentru activități și băuturi la festival - numerar, bilete, jetoane, brățări etc. și obțineți accesoriile necesare.
Programarea voluntarilor de carnaval școlar sau festival și înscrierea biletelor online Formular de înscriere voluntar al Grupului de tineret al partidului școlar

O săptămână afară

  • Finalizați alimentele - Până acum ar trebui să aveți o idee bună câte persoane pot participa. Discutați cu furnizorul dvs. de servicii alimentare sau cu alt furnizor de servicii alimentare adecvat despre orice modificări la numerele finale.
  • Trimiteți comunicări finale - Comunicați cu voluntarii despre exact unde trebuie să fie și la ce oră. Includeți o hartă dacă este posibil să se confunde. Sfat geniu : Trimiteți mementouri și mesaje personalizate prin DesktopLinuxAtHome.
  • Stabiliți conducătorii de echipă - Alocați una sau mai multe persoane pentru a servi drept puncte de contact pentru ziua festivalului dacă ceva nu merge bine sau dacă voluntarii au întrebări. Circulați numerele lor de telefon mobil printre voluntari.
  • Planificați curățarea - Nu uitați ce se întâmplă după închiderea festivalului și asigurați-vă obiectele necesare pentru a face curățarea ușoară pentru voluntarii dvs.
  • Detalii verificare dublă - Se spune că diavolul este în detalii. Te-ai gândit la toate ale tale? Ai destule bilete, brățări, jetoane, bani puțini? Ce se întâmplă dacă voluntarii nu se prezintă la timp (sau deloc)?
  • Faceți o verificare a vremii - Discutați despre implementarea planului de ploaie, dacă este necesar.

Ziua evenimentului

  • Configurați cabine sau corturi - Pentru festivalurile mari, poate fi necesar să faceți acest lucru cu cel puțin o zi sau două în avans. Pentru evenimente mai mici, cu câteva ore înainte de începerea festivalului ar trebui să fie suficient.
  • Puneți indicatoare de parcare - Asigurați-vă că este clar pe unde ar trebui să circule traficul auto, astfel încât să nu ajungeți să înfundați străzile din apropiere.
  • Ofițeri de securitate la stație - Dacă utilizați ofițeri de securitate, staționați-i în locații strategice de-a lungul festivalului și discutați care este protocolul pentru orice comportament greșit.
  • Vânzătorii de plăți - Dacă nu ați făcut acest lucru în avans, asigurați-vă că ați făcut aranjamente pentru a vă stabili cu vânzătorii sau artiștii care încă mai trebuie plătiți.
  • Verificați voluntarii - Completați orice goluri din planul dvs. după sosirea voluntarilor și faceți check-in. Chiar aveți nevoie de trei persoane la rezervorul de dunk sau ați putea muta încă o persoană la caseta de bilete?
  • Stai calm - Salutați festivalierii cu un zâmbet și țineți totul în perspectivă. Chiar dacă totul nu merge conform planului, rulați cu pumnii și amintiți-vă că le oferiți oamenilor un timp distractiv cu familia și prietenii. Asta merită sărbătorit!

După Festival

  • Mulțumesc voluntarilor - Aveți o stație cu saci de cadouri pentru voluntari în timp ce pleacă sau un alt semn de recunoștință. Luați în considerare un eveniment dedicat de apreciere a voluntarilor la o dată ulterioară pentru un eveniment amplu. Sfat geniu : Incearca astea 50 de idei și cadouri de apreciere a voluntarilor la preț redus .
  • Compilați un raport final - Crește-ți cheltuielile și câți bani ai strâns pentru cauza ta. Folosiți acele plătiri pentru a vă ajuta să vă planificați următorul eveniment.
  • Mulțumesc sponsorilor - Scrieți și trimiteți note către sponsori și alți donatori de evenimente. Folosiți informațiile din raportul dvs. final pentru a le arăta cum a contribuit patronajul lor.

Odată ce praful se va lăsa, veți fi gata să începeți planificarea festivalului de anul viitor!



Idei de petrecere Cinco de Mayo adulți

Sarah Pryor este jurnalist, soție, mamă și fan de fotbal Auburn care locuiește în Charlotte, N.C.


DesktopLinuxAtHome facilitează organizarea grupurilor și cluburilor.

activitate de spargere de gheață din gimnaziu

Articole Interesante