Principal Nonprofit Listă de verificare pentru planificarea evenimentelor de strângere de fonduri

Listă de verificare pentru planificarea evenimentelor de strângere de fonduri

Evenimentele de strângere de fonduri pot strânge o mulțime de bani pentru organizația dvs. dacă sunt bine planificate și executate, dar pot fi, de asemenea, consumatoare de timp și costisitoare. Cheia este planificarea strategică și stabilirea clară a bugetului, scopului și obiectivelor dvs. în prealabil. După selectarea unei date și crearea unui plan general pentru evenimentul dvs., vă ajută să creați o cronologie și o listă de verificare, astfel încât să puteți rămâne pe drumul cel bun. Noroc si sa te distrezi!

Șase luni (sau mai multe)

  • Definiți Scopul - Înainte de a începe planificarea, decideți scopul evenimentului dvs. Este pentru strângere de fonduri sau este vorba și de educarea donatorilor în organizația dvs.? Obiective multiple sunt în regulă, dar cel mai bine este să aveți un scop principal care să conducă evenimentul. Țineți minte obiectivele majore și minore în timp ce parcurgeți procesul de planificare, astfel încât să rămâneți concentrat pe imaginea de ansamblu.
  • Obiective stabilite și Obiective - Stabiliți obiectivele și obiectivele specifice pentru evenimentul dvs. de strângere de fonduri. Câți bani încercați să strângeți? Este pentru o zonă sau mai multe domenii ale organizației dvs. nonprofit, a companiei sau a grupului? Țineți minte obiectivul de strângere de fonduri pe măsură ce vă stabiliți bugetul.
  • Delega - Organizațiile mai mari pot avea un întreg departament de planificare a evenimentelor, ceea ce este un cadou. Dacă acesta este cazul, oferiți echipei o schiță clară a obiectivelor, obiectivelor și bugetului dvs. și lăsați-i să facă planificarea majoră. Pentru ceilalți, este nevoie de un sat - sau cel puțin un comitet cu adevărat eficient. Solicitați planificatorului principal de evenimente sau directorului de dezvoltare să recruteze un comitet care să supravegheze diferitele aspecte ale strângerii de fonduri. Evenimentul va merge mult mai ușor dacă există roluri, obiective și așteptări clare.
  • Vizați-vă publicul - Pentru a determina cui invitați și / sau vindeți bilete, gândiți-vă cine este publicul dvs. țintă și dacă evenimentul este potrivit pentru familie. Acest lucru vă va ajuta să vă determinați tema, mâncarea și activitățile. În plus, dacă vă invitați întregul portofoliu de donatori - indiferent dacă este vorba de 100 sau 1.000 de persoane - luați în considerare dacă doriți să le cereți să invite prieteni.
  • Prezența estimată - Estimați câți oameni credeți că vor veni pe baza câtor invitați și ce știți despre baza de donatori. Aceasta va determina prețurile biletelor și mărimea locului pe care trebuie să îl localizați. Bineînțeles, acest lucru este mai ușor de estimat dacă este un eveniment anual.
  • Stabiliți un buget - Descrieți un buget realist și lucrați în cadrul acestor parametri. Dacă este un eveniment pentru prima dată, atunci va trebui să faceți niște ghiciri educate. Discutați cu alte organizații de dimensiuni similare care au organizat evenimente similare și vedeți dacă au sugestii privind bugetarea. Luați în considerare costurile locului de desfășurare, mâncare, taxe pentru difuzor / călătorie / cazare, trupă / DJ, flori, decor și favoruri.
  • Setați costul pe bilet - Stabiliți ce doriți să câștigați pe bilet pentru a determina costul pe bilet și câte bilete trebuie să vindeți. Unele evenimente au, de asemenea, mai multe niveluri de bilete și puncte de intrare, cum ar fi un bilet la cină sau băuturi și un bilet după petrecere. De asemenea, puteți vinde bilete VIP cu avantaje speciale, cum ar fi parcare cu valet și locuri prioritare.
  • Găsiți și rezervați o locație - După ce ați decis dimensiunea și scopul evenimentului dvs., găsiți un loc care se încadrează în bugetul dvs. și vă ajută să creați atmosfera dorită la strângerea de fonduri. Rezervați-l cu mult timp în avans și plătiți toate depozitele necesare. Dacă evenimentul dvs. este în aer liber, este bine să cercetați dacă veți avea nevoie de permise pentru corturi, animale, sunet, iluminat, artificii etc.
  • Comunică detalii - Alertați toate persoanele adecvate despre strângerea de fonduri, atât la nivel intern, cât și extern. Școala, organizația nonprofit sau organizația dvs. va dori să plaseze strângerea de fonduri în calendarul principal și apoi să stabilească un timp pentru a invita donatorii și a notifica publicul.
  • Recrutează sponsorizări corporative - Multe evenimente de strângere de fonduri implică parteneri corporativi care sponsorizează o masă sau care subscriu o anumită parte a evenimentului. Formarea acestor parteneriate va avea un impact direct asupra bugetului și asupra cât de mult puteți cheltui în alte domenii costisitoare, cum ar fi produsele alimentare. Înainte de recrutare, decideți cum veți recunoaște sponsorii. În programe? De pe scenă? Pe semne?
  • Selectați o temă - Stabiliți tonul și tema pentru strângerea de fonduri. Unele evenimente sunt formale, iar altele casual. Acești factori vor determina modul în care planificați și decorați. Evenimentele tematice sunt distractive de planificat și de participat, dar nu fiecare eveniment trebuie să aibă unul. Uneori, cel mai bine este să îl păstrați simplu și să nu schimbați temele în fiecare an. Găzduind „X Gala anuală nonprofit”, reduceți sarcina de planificare pentru personalul și voluntarii dvs., precum și banii cheltuiți pentru decor și grafică noi. Sfat genial: Încercați una dintre acestea 30 de teme pentru evenimente de strângere de fonduri .
  • Determinați brandingul - Elaborați un grafic corespunzător pentru evenimentul dvs. pentru a-l promova sau decideți dacă utilizați sigla dvs. nonprofit. Dacă da, rămâneți în concordanță cu brandul dvs., adăugând în același timp un element de interes vizual.
  • Rezervați orice securitate - Luați în considerare dacă aveți nevoie de ofițeri de securitate la eveniment și, dacă da, încorporați-l în bugetul dvs.
  • Furnizori de semne și divertisment - Identificați și rezervați difuzorul, formația / DJ-ul, divertismentul, fotograful / videograful și furnizorul de servicii de catering (dacă cineva nu vine cu locul). Odată ce furnizorii își confirmă participarea, solicitați unui membru al comitetului sau departamentului dvs. de evenimente să lucreze cu ei la aranjamentele de călătorie necesare. Comunicați-vă obiectivele și așteptările pentru eveniment și pentru vorbitor sau animator. Semnați orice contracte necesare și plătiți toate depozitele necesare.

Trei luni afară

  • Planificați parcarea - Luați în considerare locul în care vor parca oamenii și dacă aveți nevoie să angajați sau să recrutați voluntari de parcare. Este de multe ori util să aveți o hartă de parcare disponibilă pe site-ul dvs. web și să trimiteți oamenilor aceste informații înainte de strângerea de fonduri. Dacă este un eveniment formal, luați în considerare disponibilitatea parcării cu valet. Sfat geniu : Adăugați atașamente la înscrierile dvs. pentru a simplifica detaliile evenimentului pentru participanți.
  • Nu uitați de facilități - Nu este cel mai plin de farmec la care să te gândești, dar asigură-te că strategizezi câte toalete are locul tău proporțional cu numărul de participanți. Este posibil să trebuiască să aduceți oale portabile.
  • Creați un plan B. - Dacă evenimentul dvs. este afară, aveți un plan B în loc pentru ploaie, indiferent dacă este un cort sau un loc alternativ.
  • Comandă Flori - Dacă aveți de gând să aveți flori la evenimentul dvs., decideți ce flori doriți și plasați comanda. Luați în considerare utilizarea florilor care sunt în sezon la momentul evenimentului pentru a economisi bani. Greenery este, de asemenea, o opțiune favorabilă bugetului.
  • Planificați meniul - Finalizați meniul cu catering. Dacă aveți de gând să imprimați meniuri pentru tabele, mergeți mai departe și decideți un aspect și un font. Imprimați-le acum sau setați un memento pentru a le tipări o lună.
  • Face publicitate - Trei până la patru luni de ieșire este cel mai bun moment pentru a începe publicitatea evenimentului dvs. pentru a vă asigura că intră în calendarele oamenilor. Puteți partaja informații pe rețelele de socializare, prin buletine de știri prin e-mail și / sau salvați data - fie o copie expediată, fie o invitație digitală.
  • Configurați înregistrarea online - Creaza un înregistrare online dacă este posibil pentru a vă simplifica RSVP-urile și plățile într-un singur sistem.
  • Verificați participanții - Aveți un sistem în care puteți înregistra cine participă și dacă au plătit. Decideți dacă trimiteți bilete prin e-mail sau prin e-mail. De asemenea, ia în considerare ce vei face în cazul în care persoanele care nu sunt pe lista RSVP apar în noaptea evenimentului. Sfat geniu : Descărcați informații despre eveniment cu DesktopLinuxAtHome raportare personalizată .
  • Invitații vizate - Furnizați publicitatea către publicul țintă. Ceea ce funcționează pentru millennials nu este aceeași abordare de utilizat cu baby boomers. Indiferent de publicul dvs., trebuie să îi convingeți pe oameni că evenimentul își merită timpul și banii.
  • Invitați donatorii majori - Invitați-vă personal donatorii principali. Numiți un ofițer de dezvoltare sau alt membru al personalului pentru a apela și a invita donatorii să participe la eveniment.
  • Atingeți baza cu difuzor / divertisment - Lucrați cu difuzorul sau animatorul pentru eveniment pentru a vă confirma așteptările pentru seară.
  • Programează voluntari - În funcție de dimensiunea și scopul evenimentului dvs., luați în considerare cerând voluntari să ajute , atât înainte, cât și ziua evenimentului. Oferiți-le etichete de nume sau cămăși și mâncare în ziua evenimentului.

O lună afară

  • Confirmați Agenda - Finalizați agenda / cronologia cu toți jucătorii cheie. Asigurați-vă că toți participanții / interpreții / absolvenții știu programul și așteptările. Oferiți-le un punct de contact dacă au întrebări.
  • Trimite invitații - Trimiteți invitații oficiale cu patru până la șase săptămâni înainte de eveniment și asigurați-vă că includeți o modalitate de a răspunde cu un termen limită de două săptămâni înainte de eveniment, astfel încât să aveți o idee bună despre numere.
  • Planificați muzica ambientală - Decideți muzica de fundal dacă o formație sau un DJ nu acoperă acest lucru pentru evenimentul dvs.
  • Confirmați sponsorizările - Confirmați toate sponsorizările dvs. corporative și private și anunțați-le cum vor fi recunoscute.

Două săptămâni afară

  • Organizați plățile - Planificați metode de plată pentru vânzători, interpreți, fotografi și personalul de service.
  • Confirmați RSVP-urile - Verificați din nou numerele de prezență împreună cu locul și restaurantul pentru a vă asigura că aveți suficiente mese, scaune și mâncare. Așteptați-vă că unii oameni nu vor apărea și unii vor veni fără RSVPing. De obicei, se uniformizează, dar este întotdeauna înțelept să aveți scaune suplimentare și câteva spații suplimentare.
  • Finalizați planurile - Întâlniți-vă cu conducătorul echipei sau cu președinții comisiei pentru a revizita fiecare zonă a cronologiei evenimentului. Aceasta este o bună oportunitate de a completa lacune și de a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină. Asigurați-vă că ați dezvoltat planurile de rezervă necesare.
  • Planificați comunicările finale - Întâlniți-vă cu trupa, emcee, divertisment și voluntari pentru a le oferi hărți și o cronologie actualizată pentru noapte.
  • Imprimați lista de invitați și etichetele de nume - Confirmați și imprimați lista de invitați și etichetele de nume. Aveți etichete de nume goale disponibile pentru oaspeții de ultim moment sau etichete de nume lipsă.
  • Finalizați scaunele - Dacă ați alocat locuri, confirmați dispunerea mesei și diagrama de așezare.
  • Planificați curățarea - Faceți un plan de curățare și comunicați-l echipei dvs., astfel încât să știe ce să facă după încheierea evenimentului. Clarificați ce va face locul de desfășurare și ce este responsabil pentru finalizarea echipei dvs.

Alaltăieri

  • Înființat - Dacă este posibil, setați locul cu o zi înainte (sau dimineața devreme în ziua evenimentului). Asigurați-vă că toate semnele sunt sus, mesele sunt la locul lor și zona de înregistrare include etichete de nume, listă de înregistrare, pixuri și hârtie.
  • Faceți o alergare practică - Dacă acesta este un eveniment mare sau complicat, cu o mulțime de piese în mișcare, luați în considerare efectuarea unei alergări practice pentru a vă asigura că știți unde va fi instalat totul și ce oameni trebuie să fie unde și când.
  • Confirmați toate detaliile - Cu o zi înainte este aproape la fel de importantă ca și ziua evenimentului. Confirmați toate detaliile majore și minore care sunt importante pentru eveniment, cum ar fi livrarea florilor / decorului, comanda mâncării, programul și călătoria vorbitorului.
  • Verificați dublu vremea - Dacă pare ploaie, implementați Planul B pentru evenimente în aer liber și aveți la dispoziție umbrele și însoțitori de parcare pentru evenimente în interior. Chiar dacă ploaia nu va răni pe nimeni, oamenii tind să renunțe la evenimente atunci când este vreme rea.

Ziua evenimentului

  • Finalizați configurarea - Configurați tot ce nu ați fost capabil să faceți cu o zi înainte.
  • Comunica - Asigurați-vă că toți angajații, voluntarii și vânzătorii au copii ale programului, instrucțiunilor și numerelor de telefon de contact dacă trebuie să ajungă la cineva.
  • Stabiliți-vă - Plătiți vânzătorii și asigurați-vă că le mulțumiți.
  • Amplasați indicatoare de parcare - Dacă este necesar, puneți indicatoare de parcare care să îndrepte oaspeții către parcare. Blocați zonele în care oamenii nu ar trebui să parcheze și ar putea încerca să facă acest lucru.
  • Finalizați o verificare a voluntarilor - Verificați-vă cu voluntarii pentru a vă asigura că au tot ce au nevoie.
  • Bine ați venit - Indiferent ce se întâmplă în culise, întâmpină oaspeții cu un zâmbet și anunță-i că ești bucuros că au venit.

După eveniment

  • Scrieți note de mulțumire - Asigurați-vă că mulțumiți participanților, sponsorilor, donatorilor și voluntarilor după eveniment. O notă sau un apel telefonic parcurge un drum lung, deoarece oamenii și-au cheltuit timpul, energia și banii pentru ca evenimentul dvs. să fie un succes. Când oamenii se simt apreciați, este mult mai probabil să participe din nou. Profitați de ocazie pentru a le reaminti ce a ajutat la realizarea sprijinului lor.
  • Finalizați o analiză completă - Analizați-vă costurile, veniturile și timpul estimat care a avut loc la eveniment pentru a determina câți bani ați strâns pentru cauza dvs. și cât timp ați luat de la dvs., personalul dvs. și voluntari. Folosiți aceste informații pentru a decide cum să procedați cu un eveniment similar în viitor.

Planificarea unui eveniment de strângere de fonduri poate fi un proces lin, cu un plan bine conturat și o echipă excelentă. Nu uitați să vă concentrați asupra imaginii de ansamblu pe tot parcursul procesului și să vă monitorizați timpul și cheltuielile pentru a vă maximiza eforturile de strângere de fonduri.

activități distractive de grup pentru tineri

Andrea Johnson este un texan nativ care locuiește acum în Charlotte, N.C., împreună cu soțul și cele două fiice. Îi place să alerge, să fotografieze și să ia ciocolată bună.


DesktopLinuxAtHome facilitează organizarea nonprofit.


Articole Interesante