Principal Afaceri Sfaturi de gestionare a proiectelor pentru locul de muncă

Sfaturi de gestionare a proiectelor pentru locul de muncă

fotografie a spațiului de lucru curat cu laptop lângă o bucată de hârtie goală
Sugestii vagi, cum ar fi planificarea în avans și lucrul inteligent la proiecte, deseori nu oferă sfaturi detaliate pentru creșterea eficienței. În plus, aspecte precum munca în echipă, mediul de lucru și moralul sunt uneori lăsate în afara conversației privind productivitatea și managementul proiectului.

cunoscându-vă întrebarea

Consultați ideile noastre preferate pentru a vă menține pe dvs. și echipa dvs. productivă și proiectele în avans. La urma urmei, DesktopLinuxAtHome există pentru a crește productivitatea, simplificând organizarea grupurilor. Acum, să ne apucăm de treabă!



Idei practice de management al proiectelor

Aceste idei sunt simple și ușor de implementat atunci când creșteți nivelul de productivitate.

  • Ia un curs - Pentru a învăța arta gestionării proiectelor, găsiți un curs online sau un videoclip YouTube util care să învețe elementele de bază. Timpul pe care îl puneți la învățare va avea probabil un efect negativ asupra nivelului de eficiență.
  • Găsiți serviciul software potrivit - Căutare Capterra pentru a găsi software-ul potrivit pentru proiectul dvs. Atunci când o organizație completă utilizează același software, productivitatea tuturor crește. Câteva dintre preferatele noastre sunt Trello, Teamwork, Redbooth, AirTable și Basecamp.
  • Face o listă - În zilele noastre există atât de multe modalități de a face liste simple. De la aplicații robuste pentru smartphone și foi de calcul electronice la hârtia și stiloul clasic, o listă vă va ajuta să scoateți amestecul de sarcini din cap și într-un spațiu în care acestea pot fi prioritizate.
  • Creșteți diversitatea - Companiile care angajează diverse culturi de talente au un avantaj competitiv în ceea ce privește productivitatea. Angajați manageri, căutați să aduceți oameni care diferă de ceilalți din echipă și vor oferi o nouă perspectivă asupra proiectelor.
  • Utilizați formulare - Dacă primiți un număr mare de e-mailuri despre un anumit subiect, vă poate ajuta să creați un formular de solicitare utilizând Formstack sau Google Forms. Versatile și oricât de complexe este nevoie, formularele sunt un instrument fantastic pentru eficientizarea managementului de proiect.
  • Îmbrățișează un Gantt - Graficele Gantt sunt o bază de gestionare a proiectelor și funcționează bine pentru persoanele care învață vizual sau au nevoie să urmărească mai multe proiecte simultan. Căutați pe Internet șabloane Excel sau găsiți o aplicație care creează diagrame de bază Gantt.
  • Creați descrieri de locuri de muncă - Dacă aveți un proiect complex, pe termen lung, luați în considerare crearea unui organigram special pentru proiect sau o descriere detaliată a postului pentru fiecare membru al echipei, chiar și voluntari.
  • Time Batching - Împingeți-vă timpul împreună și completați sarcini similare în același timp.
intalniri de afaceri conferinte laptop corporativ formular de inscriere afaceri consilier financiar consiliere consultanță consultanțe impozite consultații întâlniri albastru formular de înscriere
  • Urmărirea timpului - Utilizarea unei soluții precum TimeTap pentru a urmări timpul petrecut pentru anumite proiecte vă va informa echipa pe măsură ce estimați cât vor dura proiectele viitoare. Cassy Aite, co-fondator și CEO la Hoppier, vă recomandă să urmăriți timpul religios al echipei dvs. „Deși aparent nu are prea mult de-a face cu managementul de proiect, este de fapt crucial”, afirmă Aite. Pentru o lună întreagă, Aite și echipa sa și-au urmărit timpul proiectului în timp ce lucrau. La sfârșitul lunii, știau aproximativ cât timp a fost necesar pentru a face fiecare sarcină, simplificând stabilirea termenelor realiste pentru proiectele viitoare.
  • Folosiți API-uri - Suplimente precum Zapier vă pot conecta aplicațiile preferate și pot crește productivitatea generală. Jucați-vă cu instrumentele pe care le utilizați deja și învățați comenzile rapide pentru a le integra.
  • Dictare - Dacă aveți tendința de a obține idei în timp ce conduceți sau multitasking, un dispozitiv de dictare, o aplicație pentru înregistrarea notelor vocale sau un smartphone cu această caracteristică poate fi o investiție fantastică. Înregistratoarele sunt, de asemenea, la îndemână pentru întâlniri cu ritm rapid în care doriți să fiți prezenți, în loc să luați notițe.
  • Faceți o copie de rezervă a muncii - Această idee poate părea obișnuită, dar în fiecare zi oamenii își pierd datele despre accident. Creați un proces pentru backupul muncii pe măsură ce mergeți sau investiți într-o opțiune de rezervă, cum ar fi Box, Backblaze, Azure, Dropbox, Google Storage sau un dispozitiv de hard disk extern.
  • Proceduri documentare - Sean Clancy, director SEO la Edge Marketing, sugerează atribuirea unor proceduri de operare standard pentru toate sarcinile pentru a asigura coerența generală. Cu tehnici de referință, puteți identifica cu ușurință angajații care au nevoie de încurajare sau formare suplimentară.
  • Aplicație de notificare - Păstrați toate notele întâlnirii într-un singur loc cu o singură aplicație. Mai bine, faceți-le căutabile după cuvânt cheie sau etichetă. Exemple de instrumente de notare includ Evernote, One Note, Google Docs și Bear. Nu sunteți gata să treceți digital la notarea dvs.? Este în regulă! Încercați să alegeți un notebook care să fie ușor de scanat sau să faceți fotografii cu fiecare pagină când ați terminat.

Programați întâlniri cu strategia de servicii pentru clienți cu o înscriere. Vizualizați un exemplu

Sfaturi de echipă pentru managementul de proiect

Echipele sunt esența vieții companiei moderne. Deseori comitetele și departamentele colaborative împărtășesc munca și gestionează proiectele împreună. Aceste sfaturi sunt făcute pentru echipe în timp ce colaborează și împărtășesc informații.



  • Comunicare - Acordați un instrument la nivelul întregii companii pentru a comunica rapid pe parcursul întregii zile de lucru. Deși e-mailul poate fi util atunci când comunicați cu persoane din afara organizației dvs., merită să căutați soluții mai productive atunci când comunicați scurt cu colegii de la serviciu despre sarcini. Luați în considerare utilizarea software-ului de chat precum Slack, Microsoft Teams, WhatsApp sau HipChat.
  • Atribuiți un singur proprietar de proiect - Drew Mandish, director de marketing digital la ROI Amplified, subliniază modul în care un singur proprietar de proiect permite unei persoane să se asigure că sunt respectate termenele și că sunt furnizate livrabile. Acest proces împiedică obiectele mici să cadă prin crăpături și să provoace probleme mai mari.
  • Du-te agil - Adoptați o metodă agilă de gestionare a proiectelor pentru a vă crește productivitatea la locul de muncă. Malte Scholz, CEO și cofondator la Airfocus, numește că rămâne agil ca unul dintre sfaturile sale de top pentru managementul proiectelor, deoarece permite echipei sale să se adapteze la termenele limită, părțile interesate și obiectivele. Metoda agilă este deosebit de comună în companiile de tehnologie precum Airfocus, unde o singură schimbare de condiție poate schimba întregul dvs. proiect. Software de cercetare precum Jira, Zoho Sprints, GitLab și Scrumwise pentru a vă transforma echipa într-un proces agil.
  • Simplificați plățile online - Dacă sunteți o afacere cu amănuntul, servicii casnice sau o organizație bazată pe donații, luați în considerare adăugarea unui opțiune de plată online . Dacă aveți deja această opțiune, gândiți-vă la experiența utilizatorului ca echipă și propuneți modalități de îmbunătățire. Simplificarea acestui aspect al unui proiect va crește productivitatea, veniturile și va reduce întrebările.
  • Evaluează eficiența - Din când în când, găzduiește un audit pentru a evalua productivitatea companiei și a celebra câștigurile echipei.
  • Încurajați autenticitatea - Autenticitatea este practica de a-ți recunoaște experiența de sine despre cine ești și apoi de a-ți alinia comportamentul în consecință. Angajații care sunt cu adevărat autentici experimentează mai multă coeziune și conectivitate cu echipele lor.

Planificați un prânz și învățați cu o înscriere. Vizualizați un exemplu

Încurajați o cultură de muncă productivă

Încurajați un mediu sigur din punct de vedere emoțional, oferind o organizație sănătoasă în care proiectele prosperă. Modelează un angajament ridicat și construiește încredere cu angajații tăi pe măsură ce oferi o cultură în care aceștia se pot concentra și respecta termenele ca grup.

  • Trimiteți actualizări - Creați canale de comunicare interne eficiente. Oamenii trebuie să știe ce se întâmplă în organizație, așa că fii inovator cu modul în care comunicarea este partajată. Luați în considerare o platformă intranet sau o cadență regulată a întâlnirilor echipei concepute pentru schimbul de informații interne, cum ar fi prioritățile proiectului și actualizările la nivelul întregii companii.
  • Antrenează-ți antrenorii - Antrenează managerii de proiect în tactici pozitive de coaching, astfel încât să fie pregătiți să aducă puncte forte în echipa lor și să ofere încurajări atunci când lucrurile devin dificile. Aduceți un antrenor la nivel executiv pentru a arăta tuturor corzile și a vă întâlni individual cu fiecare manager de proiect.
  • Traducere Scop - In conformitate cu recenzie de afaceri Harvard , un singur angajat inspirat poate produce până la 2,25 angajați moderat satisfăcuți. Găsiți modalități de a inspira și reaminti membrilor echipei despre modul în care își execută misiunea și viziunea companiei în proiectele lor de zi cu zi și cât de mult contează. Aceste memento-uri trebuie să fie naturale și organice, spre deosebire de forțate sau conservate.
  • Liniștește-te - Reduceți stresul la locul de muncă, încurajând atenția și pozitivitatea, pe lângă pauzele dintre proiecte. Inamicul productivității la locul de muncă este epuizarea, stresul, epuizarea, înfrângerea și oboseala compasiunii. Echipa dvs. trebuie să fie reîmprospătată și energizată pentru a ține pasul cu fluxul proiectului. Sfat genial: Consultați aceste sfaturi pentru revigorând lucrătorii .
  • Misca-te - Încurajați angajații să meargă la sala de gimnastică în timpul prânzului sau să facă o plimbare după-amiaza prin cartier sau să se întindă între blocuri de timp. „Chiar și schimbarea locației de întâlnire la cafeneaua de după colț sau parcul de dincolo de stradă oferă energie nouă”, spune Edward Belleville, Marketing de conținut și Manager PR la Spacebase. Sfat genial: Începeți un program de wellness al companiei cu aceste idei și sfaturi .
  • Construiește conștiința de sine - Creați experiențe care îi ajută pe oameni să învețe mai multe despre ei înșiși și despre ceilalți. Creșterea empatiei și a credibilității relaționale îmbunătățește productivitatea și munca în echipă pe măsură ce abordați proiectele împreună și creșteți ca grup.
  • Inovați - Echipele care inovează creează niveluri ridicate de productivitate și sinergie. Alexandra Zamolo, șefă de marketing pentru conținut la Apicultor, explică modul în care membrii echipei pot fi cei mai productivi atunci când sunt încurajați să fie creativi, perturbatori și netradiționali. O întâlnire de brainstorming servește ca un bun start în fiecare săptămână pentru a face ca ideile să curgă. Indiferent dacă aveți un proiect nou sau vi se epuizează timpul pentru unul mai vechi, a avea echipa împreună într-o cameră pentru a se sprijini reciproc într-un proiect este plină de satisfacții.

Programați întâlnirile de ieșire a proiectului cu o înscriere. Vizualizați un exemplu



Creați un mediu de lucru productiv

Mediul afectează satisfacția angajaților, creativitatea și rezultatul proiectului. Asigurați-vă că oferiți echipei dvs. un spațiu de lucru ideal, fără probleme de siguranță și distrageri.

  • Oferiți ospitalitate - Oferiți echipei dvs. cafea, ceai, apă filtrată, fructe și gustări gratuite pentru a vă bucura în timp ce lucrează la sarcini. Când oaspeții trec la întâlniri sau interviuri, oferiți-le cafea sau apă proaspătă. Un pic de ospitalitate parcurge un drum lung pentru a crea căldură și a arăta grijă la locul de muncă. De asemenea, furnizarea de cofeină pentru liderii de proiect ocupați este un câștig, câștig!
  • Think Ahead on Tech - Configurați spațiul de întâlnire cu o tehnologie simplă, dar eficientă. Asigurați-vă că toată lumea știe parola Wi-Fi, numărul de asistență tehnică, cum să proiecteze ecranul și chiar cum să inițieze un apel video conferință improvizat.
  • Flexează-l - Oferiți timp flexibil la birou. Nu toată lumea prosperă în spațiul de bază 9-5 al biroului. Oferiți angajaților un procent de timp în care pot lucra de oriunde doresc sau stabiliți anumite zile ale săptămânii ca zile în birou și alte zile ca muncă din zilele de oriunde. Oferirea de opțiuni în care lucrează angajații dvs. arată încredere și se concentrează pe rezultatul proiectului.
  • Upgrade Tech - Furnizați o nouă tehnologie. Sună atât de simplu, dar angajații își pot crește instantaneu productivitatea atunci când li se oferă instrumente tehnologice actualizate. Oferiți laptopuri angajaților pentru a-și aduce computerele cu ele la întâlniri, spațiu extins de stocare a fișierelor și mai multe monitoare la fiecare birou. Managerii dvs. de proiect vă vor mulțumi!
  • Luminează Calea - Oferiți angajaților o alegere a nivelului de iluminare în birou. Creați unele spații doar lumină naturală și pentru altele configurați fluorescenți strălucitori și tot ceea ce există între ele. Permiteți angajaților modalități simple de a obține controlul asupra spațiului lor, iar proiectele lor vor crește.
  • Adăugați creativitate - Adăugați elemente creative în spațiul dvs. de lucru pentru a încuraja angajații să gândească creativ și artistic. Picturile îndrăznețe, galeriile foto și imaginile companiei fac un drum lung în personalizarea unui spațiu.
  • Adăugați plante - Plantele adevărate aduc culoare și poftă în orice spațiu de birou, ridică starea de spirit și aduc bucăți de aer liber. Încurajați angajații să aducă o plantă sau două sau luați inițiativa de a adăuga câteva plante de interior rezistente la decorul general al biroului. Luați în considerare plante suculente, cactuși, bambus, crini de pace, iederă, plante aeriene, păianjen și plante de șarpe.
  • Temperatura optimă - Este de la sine înțeles că schimbările de temperatură într-un spațiu de lucru fac o mare diferență. Setați termostatul la 71-72 de grade și permiteți oamenilor să se deplaseze în jurul clădirii într-un spațiu cu care se simt confortabil sau să instaleze cârlige pentru a le permite oamenilor să lase pulovere sau jachete la birou pentru o utilizare continuă.
  • Ridica-te - Oferiți membrilor echipei opțiunea de birouri în picioare, astfel încât să poată comuta între șezut și în picioare în timp ce lucrează. Oferiți mingi mari de exerciții celor care le-ar plăcea pe lângă scaune. Investiți într-o varietate de opțiuni de scaune de birou pentru a facilita întâlnirile de colaborare.
  • Planificați distracția! - Dacă proiectele dvs. se simt plictisitoare sau lipsite de viață, aduceți câteva activități distractive de câteva ori pe an și creșteți moralul echipei. Utilizare aceste idei de logodnă pentru a-ți implica angajații mai mult și atunci când vine timpul să te bagi în proiecte, aceștia se vor simți mai motivați. Sfat genial: În plus față de ideile de logodnă, încercați câteva dintre acestea idei de evenimente pentru a spori moralul angajaților .

Recunoaștem că este nevoie de o echipă diversă cu strategii inovatoare pentru a alimenta o organizație de succes. Folosiți câteva dintre aceste sfaturi pentru a transforma modul în care dvs. și echipa dvs. vă îndepliniți munca. Și știi că te încurajăm aici în efortul de a crește productivitatea la locul de muncă printr-un management de proiect excepțional!

Erica Thomas este un strateg de marketing aici la DesktopLinuxAtHome și îi place să afle idei noi pentru creșterea productivității.


DesktopLinuxAtHome simplifică organizarea afacerilor.


Articole Interesante